AI recepčná a GDPR: nahrávanie hovorov, súhlas a kde sú dáta
Keď za vás telefón dvíha AI recepčná, spracúva osobné údaje: meno volajúceho, telefónne číslo, dôvod hovoru a často aj termín. Pre firmu je to rovnaká situácia ako pri recepčnej, ktorá si údaje zapisuje do kalendára. GDPR platí rovnako. Tu sú body, na ktoré sa oplatí myslieť.
Tento článok je praktický prehľad, nie právne poradenstvo. Pri citlivých odvetviach, ako je zdravotníctvo, si nastavenie overte aj s vaším zodpovedným za ochranu osobných údajov.
1. Volajúci má vedieť, čo sa deje
Základom je transparentnosť. Volajúci by mal na začiatku hovoru počuť krátku informáciu, napríklad: „Hovoríte s virtuálnou asistentkou. Hovor sa spracúva na účely vybavenia vašej požiadavky.“ Podrobnosti potom uvediete v zásadách ochrany osobných údajov na webe.
Takéto oznámenie zároveň spĺňa požiadavku AI Actu, aby človek vedel, že komunikuje s umelou inteligenciou.
2. Nahrávanie a prepis hovoru
AI recepčná hovor prepisuje do textu, aby ste videli, čo zákazník chcel. Ak sa hovory aj nahrávajú, volajúci o tom musí byť informovaný. Pri bežnom objednávaní býva právnym základom plnenie zmluvy alebo oprávnený záujem. Súhlas nie je vždy potrebný, ale informovanie áno.
Prakticky: rozhodnite sa, či potrebujete zvukové nahrávky, alebo vám stačí prepis a zhrnutie. Menej údajov znamená menšie riziko.
3. Zmluva so sprostredkovateľom
Firma, ktorá AI recepčnú prevádzkuje, je pre vás sprostredkovateľ podľa článku 28 GDPR. S ňou by ste mali mať zmluvu o spracúvaní osobných údajov, ktorá určuje, aké údaje sa spracúvajú, ako dlho a kto k nim má prístup.
4. Kde sa dáta spracúvajú
Opýtajte sa, kde sú servery. Spracúvanie v Európskej únii je najjednoduchšie, pretože netreba riešiť prenos údajov do tretích krajín. Callora spracúva hovory na serveroch v EÚ.
5. Len údaje, ktoré naozaj treba
AI recepčná by mala zbierať len to, čo potrebuje na vybavenie požiadavky: meno, kontakt, termín a dôvod návštevy. Pri ambulanciách to znamená, že AI objednáva, ale nezisťuje diagnózy ani zdravotnú dokumentáciu.
6. Ako dlho sa údaje uchovávajú
Dohodnite si dobu uchovávania prepisov a nahrávok. Údaje, ktoré už nepotrebujete, by sa mali mazať.
Kontrolný zoznam
Ak chcete, prejdeme to s vami na bezplatnej konzultácii a ukážeme, ako to funguje v praxi.
